Offboarding is een belangrijke, maar vaak over het hoofd geziene fase in de werknemerscyclus. Terwijl de meeste bedrijven uitgebreide procedures hebben voor onboarding, wordt het proces van afscheid nemen van een werknemer, helaas, vaak vergeten.
Een goed uitgevoerd offboarding-proces gaat echter veel verder dan simpelweg het inleveren van bedrijfsspullen en het uitschakelen van iemands toegangsrechten. Het biedt een unieke kans om waardevolle feedback te verzamelen, de overdracht van kennis te waarborgen en de deur open te houden voor mogelijke toekomstige samenwerkingen.
Door te investeren in een goede offboarding, kan je als organisatie niet alleen een positieve laatste indruk achterlaten bij vertrekkende werknemers, het levert je ook een ambassadeur voor het leven op.
Offboarding is het volledige proces dat HR-medewerkers volgen om het vertrek van een werknemer soepel te laten verlopen voor beide partijen. Het doel is om alles tot in de kleinste details te regelen, zodat het afscheid van een werknemer met een goed gevoel kan plaatsvinden. Dit is belangrijk omdat je nooit weet of je in de toekomst nog eens met elkaar te maken krijgt.
Onboarding draait om het welkom heten van nieuwe medewerkers, ervoor zorgen dat ze zich vanaf dag één thuis voelen, en hen snel op weg helpen. Dit proces is vaak omgeven met positiviteit: bloemen, een welkomstpakket, kennismaking met collega's en bedrijfsmiddelen, en soms zelfs een buddy om hen te begeleiden. Offboarding is het tegenovergestelde: het gaat om het afscheid nemen van een collega. In plaats van te treuren om het vertrek, kun je deze collega beter voorbereiden op een nieuwe toekomst met behulp van offboarding tips.
Offboarding is belangrijk voor zowel de vertrekkende medewerker als voor jouw bedrijf. Hieronder volgen 8 redenen waarom je als werkgever meer zou moeten doen dan alleen een afscheidsspeech houden en een cadeau geven.
Het vertrek van een medewerker kan grote gevolgen hebben voor jouw organisatie. Als een ontslag onterecht aanvoelt, kan dit leiden tot juridische complicaties en financiële gevolgen. Bovendien kan het vertrek van een collega andere medewerkers doen twijfelen over hun eigen positie, wat kan leiden tot een domino-effect van vertrekkende medewerkers. Een goed offboarding-proces kan dit voorkomen.
Vertrekkende medewerkers kunnen waardevolle feedback geven die je HR-beleid kan verbeteren. Plan een exitgesprek waarin de vertrekkende medewerker vrijuit kan spreken. Deze eerlijke feedback kan helpen om de medewerkerservaring te verbeteren en geeft HR de kans om betere beslissingen te nemen in de toekomst.
Een positieve employee experience gaat verder dan goede arbeidsvoorwaarden. Het gaat om de hele interactie van sollicitatie tot vertrek, waarbij medewerkers zich gezien, begrepen en gewaardeerd voelen. Een goed offboarding-proces draagt bij aan deze ervaring en maakt van vertrekkende medewerkers ambassadeurs voor je organisatie.
Een sterk werkgeversmerk helpt om de juiste mensen aan te trekken en te behouden. Hoe beter het afscheid via een goed offboarding-proces verloopt, hoe beter dit is voor je imago als werkgever, zowel intern als extern.
Wil je meer lezen over employer branding? Download dan onze gratis whitepaper: Hoe ontwikkel je een krachtige employer brand?
Tijdens de offboarding kun je vertrekkende medewerkers aanmoedigen om aanbevelingen te doen binnen hun netwerk. Dit kan door middel van bonussen voor succesvolle aanbevelingen of door netwerklunches te organiseren. Een goed gemanaged vertrek kan ook loyaliteit en bereidheid om een opvolger te vinden bevorderen.
Wanneer een belangrijke medewerker vertrekt, kan er veel kennis verloren gaan. Een goed offboarding-proces zorgt voor een tijdige en gedetailleerde kennisoverdracht, zodat de opvolger goed voorbereid aan de slag kan.
Zorg ervoor dat alle bedrijfseigendommen, zoals sleutels, laptops en telefoons, worden ingeleverd en dat de toegang tot systemen wordt beëindigd. Dit voorkomt ongeoorloofde toegang tot bedrijfsgegevens na vertrek.
Bespreek tijdens het offboarding-proces de mogelijkheid van terugkeer, mocht de nieuwe baan van de vertrekkende medewerker tegenvallen. Dit houdt de deur open voor toekomstige samenwerking.
Een gestructureerde aanpak bij het vertrek van een medewerker is onmisbaar. Gebruik de volgende checklist om ervoor te zorgen dat je niets vergeet:
Of iemand nu met pensioen gaat, boventallig is verklaard of zelf ontslag heeft genomen, het is altijd goed om je waardering uit te spreken voor zijn of haar inzet. Deze persoon heeft een belangrijke bijdrage geleverd aan je organisatie, en dat wil je graag benadrukken.
Vraag naar de toekomstplannen van de vertrekkende medewerker en kijk wat de organisatie hierin kan betekenen. Dit kan variëren van een aanbevelingsbrief tot loopbaanbegeleiding of het aanbieden van freelance werk. Veel mensen willen tegenwoordig na hun pensioen nog een of twee dagen werken. Dit is het perfecte moment om daarover te praten.
Bespreek samen wie het nieuws over het vertrek naar buiten brengt en wanneer dit gebeurt. Directe collega's moeten als eerste op de hoogte zijn, gevolgd door medewerkers van andere afdelingen en uiteindelijk leveranciers en klanten. Het is belangrijk dat (interne) klanten en leveranciers snel weten bij wie ze terechtkunnen voor toekomstige zaken. Totdat er een opvolger is, neemt een directe collega deze taken over.
Bij een ontslag komt veel administratief werk kijken. Wordt de wettelijke opzegtermijn nageleefd? Zijn alle vakantiedagen opgenomen? Is er recht op een deel van de eindejaarsuitkering en vakantiegeld? Hoe zit het met bonussen en declaraties? Misschien moet er zelfs een ontslagvergoeding worden betaald. Zorg dat er snel duidelijkheid is en maak een correcte eindafrekening op.
Offboarding is voor een groot deel administratief. Denk aan het opzeggen van abonnementen en het regelen van leasecontracten. Soms kan een vrijstelling van werk tijdens de offboarding-periode worden overwogen, waarbij de medewerker beschikbaar blijft voor kennisoverdracht. De IT-afdeling moet ook accounts opheffen en toegangscodes wijzigen. Meld de uitdiensttreding bij de relevante instanties zoals de Belastingdienst, het pensioenfonds, de Arbodienst en het loonadministratiekantoor. Let erop dat je wettelijk verplicht bent om bepaalde gegevens minimaal twee jaar te bewaren.
Het exitgesprek is een belangrijk onderdeel van offboarding. Het geeft HR waardevolle informatie om de employee experience te verbeteren. Voor de vertrekkende medewerker is het een kans om eerlijk feedback te geven over de organisatie. Vooral iemand die vrijwillig vertrekt, wil vaak ingaan op de positieve en negatieve aspecten van de leiding, procedures en processen. Maak gebruik van deze feedback.
Tijdens de offboarding is het essentieel om taken en kennis zorgvuldig over te dragen. Vooral medewerkers die lang in dienst zijn geweest, hebben veel waardevolle kennis over processen, klanten en leveranciers. Zorg ervoor dat deze kennis wordt vastgelegd zodat de opvolger er gebruik van kan maken.
Op de laatste werkdag moet de medewerker alle bedrijfseigendommen inleveren, zoals laptop, bedrijfsauto, sleutels, toegangspas en telefoon. Wis alle data van deze apparaten. Maak vooraf een lijst van wat moet worden ingeleverd en in welke staat de bedrijfsmiddelen moeten worden teruggegeven.
Het afscheid kan variëren van een borrel tot een etentje of zelfs een laatste bedrijfsuitje met het hele team. Zorg voor een passend cadeau, een luchtige speech en de beste wensen voor de toekomst. Sluit af met een vriendelijke 'tot ziens!'.
Uitspreken dat je contact wilt houden is belangrijk, maar zorg ervoor dat je dit ook daadwerkelijk doet. Oud-medewerkers kunnen zorgen voor nieuwe sollicitanten (referral recruitment) of zelf terug willen komen in de toekomst. Bel of whatsapp af en toe, vraag hoe het gaat en informeer hen over de ontwikkelingen binnen je organisatie.
Hoewel een goed offboarding-proces essentieel is, is het natuurlijk nog beter als medewerkers bij je organisatie blijven. Het verlies van medewerkers kost geld en tijd. Focus daarom op retentie door goede arbeidsvoorwaarden, opleidingsmogelijkheden en een fijne werksfeer te bieden.
Wil je meer lezen over retentie? Lees dan ons blog: Retentie is het nieuwe recruitment.
Offboarding is het proces van het beëindigen van een arbeidsovereenkomst, vanaf het eerste gesprek over ontslag of pensionering tot de laatste werkdag.
Het zorgt voor een zorgvuldig ontslagproces en behoudt een goede relatie tussen werkgever en werknemer.
Een checklist bevat alle stappen die een werkgever moet volgen tijdens het offboarding-proces, wat zorgt voor een gestructureerde en efficiënte afhandeling.
Beschrijf alle te nemen stappen in de juiste volgorde, wijs de juiste personen aan voor elke actie en communiceer dit met de vertrekkende medewerker.
Elke dag slimmer werven in een online arbeidsmarkt die voortdurend in beweging is, dat is onze ambitie. Wij zijn ervan overtuigd dat talent floreert op de juiste plek. Wij geloven dat het bij elkaar brengen van deze twee elementen essentieel is voor de groei van elk bedrijf.
Ben je op zoek naar personeel? Wij vinden de juist match voor jouw organisatie, op skills, motivatie én karakter. We combineren écht persoonlijk contact met technologie, om voor jou snel de beste kandidaten te vinden.
Meld je vacature bij ons aan door het formulier in te vullen. Wij nemen dan binnen één werkdag contact met je op om de vacature door te nemen.