30 aug. 2021

Als recruiter ben je dag in dag uit met kandidaten bezig. Je behandelt sollicitaties en zoekt naar kandidaten via databases (zoals Nationale Vacaturebank of Indeed) of via social-mediaplatforms (zoals LinkedIn). Als een kandidaat nieuw bij jou binnenkomt begint hij aan het recruitmentproces. Vanaf dat moment kun je met marketing automation starten. In ons vak noemen wij dit recruitment automation. Maar wat is recruitment automation? Hoe pas je het toe in de candidate journey? En waar liggen op dit moment de kansen? Dat lees je hier.

Wat is recruitment automation?

Bij Artiflex zien wij recruitment automation als een technologie om de benadering van kandidaten tijdens het recruitmentproces te automatiseren. Dit kan je als recruiter een hoop voordeel opleveren! Om duidelijk te maken wat dit precies inhoudt, geven we een aantal praktische voorbeelden van het gebruik van automation in onze processen als recruiter.

Innovaties in recruitment automation, wat levert het op? 

Marketing automation is lange tijd een ondergeschoven kindje geweest in de recruitment. Voornamelijk omdat systemen en tooling nog te beperkt waren om hier mee aan de slag te gaan. Maar in de afgelopen jaren heeft de complete recruitment technologie grote ontwikkelingen doorgemaakt. Tegenwoordig heb je overal tooling en toepassingen voor. Ook voor marketing automation. De voordelen van recruitment automation?

  • Het verbetert jouw gebruiksgemak als recruiter
  • Het levert je meer tijd op
  • Het verbetert de beleving van de kandidaat
  • Het zorgt voor kwalitatief betere kandidaten
  • Met recruitment automation verzamel je makkelijk feedback over je sollicitatieproces, en verbeter je dit stap voor stap

 WhatsApp als recruitmenttool

Wij zien met WhatsApp in recruitment ook een innovatie in de markt. Tegenwoordig gebruikt iedereen WhatsApp en neemt e-mail juist af. Hier liggen dus volop kansen! Wij zien de bereikbaarheid van kandidaten toenemen door het gebruik van WhatsApp. Combineer dit met marketing automation en je hebt een win-win situatie.

We blijven nog even in de apps. Wij gebruiken namelijk ook een app voor onze kandidaten. Deze app is onderdeel van ons recruitmentsysteem. Via deze app kunnen kandidaten:

  • Op de hoogte blijven van vacatures en lopende trajecten, die wij toevoegen.
  • Hun beschikbaarheid aangeven
  • Met ons chatten
  • Push-notificaties ontvangen die wij vanuit ons systeem naar de app sturen.

Met deze app hebben we alles voor jouw kandidaat op één plek! 

Recruitment automation en de candidate journey

Dit is hoe wij recruitment in de verschillende fases van de candidate journey toepassen.

1. Eerste reactie na sollicitatie

Als een kandidaat solliciteert, verdient hij altijd een reactie. Ook al heb je de sollicitatie nog niet in behandeling genomen. Wij sturen elke sollicitant geautomatiseerd een e-mail om hem of haar te bedanken en te informeren over het vervolgproces. Belangrijk: dit maken we zo persoonlijk mogelijk, met de voornaam in de aanhef. Ook benoemen we de vacature en het kanaal van de sollicitatie. Dit zorgt voor herkenning en bevestiging, maar oogt niet algemeen. Ben je benieuwd wat je nog meer in deze e-mail kunt zetten? Lees dan ons blog over het sollicitatieproces.

2. Afspraak voor eerste kennismaking

De volgende stap is om met de kandidaat in contact te komen. Als wij een kandidaat, na sollicitatie of search, niet telefonisch te pakken krijgen, kunnen wij vanuit ons systeem een automatische e-mail en WhatsApp sturen. Natuurlijk gepersonaliseerd, en dat in slechts een paar klikken.

Eenmaal in contact met de kandidaat, wil je een gesprek gaan inplannen. Meestal stem je dit telefonisch af. De uitnodiging sturen wij automatisch na het invullen van de datum en tijd waarop het gesprek zal plaatsvinden. Ook hier zijn weer weinig handmatige acties voor nodig.

3. Geautomatiseerde e-mail bij onboarding

Ga je de kandidaat aannemen? Een goed moment om marketing automation te gebruiken. Je wilt hem of haar voorzien van informatie. Uiteraard gebeurt dit ook in een persoonlijk gesprek, maar wij sturen in het kader van onboarding een e-mail met alle informatie die de kandidaat nodig heeft voor een vlekkeloze start. Meer weten over ons onboarding proces? Download dan onze whitepaper!

4. Kandidaat aangenomen? Vraag om feedback!

Je hebt een blije kandidaat, want hij of zij heeft een nieuwe baan! Grijp deze kans aan om de nieuwe werknemer een positieve beoordeling achter te laten over jullie recruitmentproces. Stuur geautomatiseerd een e-mail met daarin de links naar jullie feedback mogelijkheden. Denk aan Indeed, Google, Facebook of een intern reviewsysteem.

Wij sturen onze kandidaten na elk gesprek een reviewverzoek. De antwoorden hiervan komen terug in ons systeem, waardoor wij inzicht krijgen in hoe kandidaten onze sollicitatiegesprekken ervaren en we die waar nodig kunnen verbeteren.

Is de kandidaat het niet geworden voor deze functie, maar is hij wel interessant voor toekomstige andere functies? Zorg voor een job alert en vraag de kandidaat of hij of zij die wil ontvangen. Als er dan een nieuwe vacature beschikbaar komt die bij deze kandidaat past, wordt deze automatisch toegestuurd.

Tevredenheid meten op elk moment in de customer journey

Als de kandidaat eenmaal voor ons aan het werk is, gaat het recruitmentproces over in een customer journey. Om de tevredenheid van ons personeel te meten, zetten we marketing automation in. Deze combinatie werkt uitstekend voor ons!

1. In de beginperiode

Dit deden we al na het sollicitatiegesprek, maar dus ook bij onze werknemers. Vooral in het begin is het belangrijk om te letten op de tevredenheid van je nieuwe werknemer. Stel dus vragen, zoals:

  • Ben je goed geholpen in de aanloop naar je nieuwe baan?
  • Hoe vind je het contact met je contactpersoon?
  • Hoe vind je je nieuwe baan?

Het zijn een aantal vragen waar je makkelijk en snel antwoord op kunt krijgen.

2. Tijdens de opdracht

Wij sturen tijdens de customer journey diverse reviewverzoeken waarin wij feedback vragen over communicatie, kwaliteit, veiligheid, et cetera.

3. Wanneer iemand uit dienst gaat

Ten slotte vragen wij om feedback als iemand bij ons stopt. Dit geeft ons inzichten in de redenen waarom mensen stoppen en hoe ze het ervaren hebben om voor ons te werken.

Natuurlijk kun je deze dingen ook persoonlijk bespreken met je werknemers. Maar niet iedere medewerker voelt zich hier even gemakkelijk bij. Wij hebben gemerkt dat mensen meer informatie geven omdat ze zich online makkelijker kunnen uiten dan face-to-face.

Op zoek naar een recruitmentspecialist?

Ben je op zoek naar een specialist in de recruitment voor jouw vacatures, dat zijn recruitment automation goed op orde heeft? Neem contact op!