12 mei 2021

Kan een kandidaat eenvoudig én snel solliciteren bij jouw bedrijf? Dan krijg je gegarandeerd meer sollicitaties binnen. Ook zorgt een duidelijk sollicitatieproces voor minder vragen via e-mail en telefoon, zodat jij als HR-manager meer tijd overhoudt voor de belangrijke zaken. Wil jij ook meer én betere kandidaten om uit te kiezen voor jouw vacatures? In dit blog vertellen we je hoe je het sollicitatieproces zo effectief mogelijk kunt inrichten. Ook vertellen we je iets over wat we hier zelf bij Artiflex al aan hebben gedaan, en delen we de resultaten hiervan.

Het sollicitatieproces vanuit de kandidaat

Een kandidaat gaat op zoek naar een vacature. Via een advertentie, een vacaturesite of via een kennis komen ze op jouw website terecht. De kandidaat is benieuwd naar de vacatures die je hebt. “Waar kan ik de vacatures vinden? Ik zie nergens vacatures staan dus ik ga maar verder kijken bij andere bedrijven.” Het klinkt heel zwart-wit, maar kandidaten haken af als zij niet snel en eenvoudig bij een vacature terecht kunnen komen. 

De 3 onmisbare factoren voor een efficiënt sollicitatieproces

Behalve deze afhaker, zijn er nog meer momenten waarop een kandidaat razendsnel beslist of hij of zij wel of niet wil gaan solliciteren voor een functie op jouw website. Dit zijn hierbij de 3 onmisbare factoren om ervoor te zorgen dat jij wél die perfecte kandidaat vindt voor jouw vacature.

1.    Vacatures zijn snel en eenvoudig te vinden

Je kunt nog zo’n mooie functie in de aanbieding hebben, maar als deze niet makkelijk gevonden wordt, zullen er weinig reacties op komen. Hier is het sollicitatieproces al begonnen. Dit geldt eigenlijk voor functies in alle branches. Een kandidaat moet zich makkelijk door de website kunnen navigeren om zijn of haar droomvacature te vinden. 

Tips voor goed vindbare vacatures:

  • Neem de vacaturepagina op in het menu.
  • Maak vacatures direct zichtbaar op de vacaturepagina.

Is er krapte op de arbeidsmarkt en zoek je veel nieuw personeel? Neem de vacatures dan op in de homepage.

2.    Je sollicitatieprocedure is duidelijk en past bij de functie

Eenmaal gevonden moet de kandidaat op een prettige en vooral passende manier kunnen solliciteren. Want ook hier kan een kandidaat ervoor kiezen om de sollicitatie te stoppen. Solliciteren kan door middel van een sollicitatieformulier of het aanmaken van een account. Hier een aantal tips, waarvan wij zelf in de praktijk hebben gemerkt dat ze werken.

Houd het sollicitatieformulier kort

De belangrijkste vragen stel je toch uiteindelijk in het eerste gesprek met de kandidaat. Een kort sollicitatieformulier verkleint de kans dat een kandidaat afhaakt, omdat je hem of haar weinig tijd geeft om te gaan twijfelen over de sollicitatie. Stel dus maximaal 3 vragen die jou van genoeg informatie voorzien om te beoordelen of de sollicitant aansluit bij de vacature. Zo kom je ook in contact met de kandidaat die twijfelt om te solliciteren, bijvoorbeeld omdat hij qua werkervaring niet helemaal in het profiel past. Terwijl hij qua persoonlijkheid uitstekend op de functie past. Deze kandidaat was je anders misgelopen! 

Stel in het formulier de juiste kennisvragen

Pas de vragen aan per functie, branche en opleidingsniveau. Voor een productiemedewerker heb je over het algemeen wat minder informatie nodig dan voor een functie in de IT. Onderwerp je een kandidaat productiemedewerker in deze eerste stap aan een uitgebreide kennistest, dan zal deze ongetwijfeld weer snel wegklikken van jouw vacature.

Gaat het om een specialistische functie? Dan begrijpen wij heel goed dat je kandidaten wilt filteren met je sollicitatieformulier. Houd er wel altijd rekening mee dat je de juiste kennisvragen stelt, die passen bij de functie. En ook hier weer het advies: houd het kort. 

Vraag de kandidaat niet om een account aan te maken

Een account moeten aanmaken is de manier om een drempel op te werpen voor sollicitanten. Wij raden je dit dan ook sterk af.

Bied verschillende mogelijkheden om te solliciteren

Niet iedereen communiceert op dezelfde manier, net als jouw potentiële kandidaten. Zorg er dus niet alleen voor dat het proces laagdrempelig is, maar bied ook meerdere mogelijke sollicitatieroutes aan. Dit zijn de 3 opties die wij zelf bieden bij Artiflex:

  • Via het formulier onder een vacature

De meest bekende manier van solliciteren: het sollicitatieformulier. We geven hierbij ook altijd de mogelijkheid aan om een open sollicitatie in te sturen.

  • Via WhatsApp

Sinds 2020 is het bij Artiflex ook mogelijk om via WhatsApp te solliciteren. We hebben een telefoonnummer speciaal ingericht voor het ontvangen van sollicitaties op deze manier. Als iemand solliciteert via WhatsApp, wordt er een connectie gemaakt met dit nummer. De kandidaat krijgt dan automatisch een aantal vragen te zien die hij vervolgens beantwoordt via WhatsApp-berichten. Het enige wat de kandidaat nodig heeft voor deze sollicitatiemethode, is een telefoon.

  • Via de chatbot

De laatste optie is solliciteren via de chatbot op onze website. De chatbot kan allerlei vragen van de websitebezoeker beantwoorden en weet kandidaten te navigeren naar de juiste vacatures. Met de chatbot zijn we 24 uur per dag bereikbaar. Kan de chatbot niet helpen? Dan gaat er een verzoek naar een medewerker van Artiflex, die binnen 24 kantooruren persoonlijk contact opneemt.  

3.    De informatievoorziening tijdens het sollicitatieproces is goed

De kandidaat kan jouw vacature goed vinden en is door het sollicitatieformulier heen. Het is dan tijd voor laatste stap voordat je in contact komt met de kandidaat. De informatievoorziening. Want wat gebeurt er nu verder met de sollicitatie, wat kan hij of zij verwachten? Als de kandidaat niet weet waar hij of zij aan toe is, zal deze sneller geneigd zijn om de sollicitatie af te blazen of verder te zoeken. Het is dus erg belangrijk om de kandidaat goed te informeren over het vervolgproces.

Stuur de kandidaat na het solliciteren altijd een bevestiging

Een kandidaat verdient altijd een reactie op een sollicitatie. Ook al heb je deze nog niet in behandeling genomen. Artiflex stuurt elke sollicitant een e-mail waarin we hem of haar bedanken en de functie vermelden. Dit zorgt voor bevestiging en herkenning. Wat moet er verder in de bevestigingse-mail staan:

  • Het vervolgproces. Wat gaat er gebeuren en hoelang gaat dat duren? Binnen hoeveel tijd neem je weer contact op met de kandidaat? Misschien stond dit ook al wel in de vacature, maar wij raden aan om het daar niet bij te houden.
  • Welke actie komt hieruit? Bijvoorbeeld een gesprek.
  • Jouw contactgegevens, zodat de kandidaat makkelijk contact kan opnemen.

Tip: maak het jezelf extra gemakkelijk door deze e-mail automatisch te verzenden. Wij hebben een recruitmentsysteem waarin we dit kunnen doen, maar ook vanuit je mailbox kun je automatische antwoorden versturen.

Een goed ingericht sollicitatieproces: onze resultaten

Een duidelijk sollicitatieproces is niet alleen prettig voor de kandidaat, maar ook voor jou als opdrachtgever. We hebben hier de laatste jaren duidelijk de vruchten van geplukt. Dit is wat de optimalisaties ons hebben opgeleverd:

  • Meer sollicitaties: vergeleken met kwartaal 1 in 2019 hebben we een toename van 20% in het aantal sollicitaties in kwartaal 1 van 2021. Dat komt deels doordat er minder kandidaten afhaken.
  • Betere bereikbaarheid: inmiddels hebben we zo’n 2500 gesprekken via de chatbot gevoerd. 42% van deze gesprekken vindt plaats buiten kantooruren.
  • Minder vragen via e-mail of telefoon: omdat de kandidaat optimaal geïnformeerd wordt, krijgen we minder vragen via e-mail of telefoon na een sollicitatie. De tijd die we hieraan overhouden, steken we in het beoordelen en verwerken van alle sollicitaties.

Wil jij ook een effectiever en efficiënter sollicitatieproces?

Sollicitaties zijn onze expertise. Wij kunnen jouw hele sollicitatieproces overnemen. Het enige wat we nodig hebben is een vacature. Vervolgens doen we dit voor je:

  • Adverteren: we adverteren op bijna twintig kanalen. Diverse jobboards (zoals Indeed), social media (Facebook, LinkedIn) en Google.
  • Actief recruiten: we gaan actief op zoek naar de juiste kandidaat in ons netwerk.
  • Matching: we gaan in gesprek met kandidaten en matchen de juiste persoon aan jouw vacature.
  • Voorstellen kandidaat: uiteindelijk stellen we deze persoon op basis van een mooi profiel bij jou voor en kun je zelf een gesprek met hem of haar aangaan. 

Wil jij ook een strak ingericht sollicitatieproces, zonder hier zelf veel tijd in te hoeven steken? Neem contact met ons op of dien een aanvraag in via onze website. Wij nemen binnen één werkdag contact met je op om de vacature door te nemen.